Puntare sulla digitalizzazione sembra essere, almeno a parole, uno degli obiettivi del Governo. Eppure, affrontare quest'impresa significa scontrarsi con una parte importante del settore burocratico: quello che non riesce ad abbandonare la carta che spesso riempie e sotterra uffici e personale. Un'abitudine che corrisponde a un enorme spreco non solo di carta, ma anche di tonnellate di toner per stampare le lunghe e contorte modulistiche, con gravi ripercussioni sull'impatto ambientale e sullo smaltimento.

Sarà cambiato qualcosa da quando è stata regolamentata la delibera CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) nº 11 del 19 febbraio 2004, che consente la dematerializzazione dei documenti? Non proprio, o comunque non in meglio.

La procedura introdotta con la delibera, meglio definita come "conservazione sostitutiva", equipara infatti "sotto certe condizioni" i documenti cartacei a quelli elettronici, permettendo alla pubblica amministrazione o alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.

Abbiamo cercato di scoprire se davvero questo procedimento funziona, prendendo l'esempio da uno dei settori che, secondo il professor Pierluigi Ridolfi ex-Presidente della Commissione Interministeriale sulla dematerializzazione ed ex componente del CNIPA (oggi DigitPA), ente che ha promosso la normativa, è tra i più digitalizzati in Italia: il sistema fiscale.

Purtroppo, quell'equiparare "sotto certe condizioni" ha creato non pochi problemi sia ad aziende che a molti studi professionali reticenti ad applicare la procedura suggerita dalla delibera. Quest'ultima, infatti, "imporrebbe" che la conservazione sostitutiva avvenisse prima attraverso una firma digitale e una marca temporale; in seguito, attraverso l'invio della cosiddetta 'impronta informatica' (attiva dallo scorso febbraio e a scadenza annuale), che rappresenta un simbolo di riconoscimento per l'Agenzia delle Entrate.

Ma in sostanza, spiegano diversi professionisti del settore, "per poter mettere in pratica questo meccanismo si richiede innanzitutto l'acquisto di un programma informatico (del costo di 1.000 euro); l'utilizzo poi di una smart card temporanea o chiavetta usb (del costo di 100 euro ) in vendita presso enti certificatori e autorizzati dallo Stato; infine l'apposizione di firma e marca temporale su ogni documento inviato di cui, comunque, una copia cartacea va stampata e rilasciata al singolo cliente".

Perché dunque, si chiedono i commercialisti che hanno deciso di seguire la normativa, non si può ancora equiparare un documento cartaceo ad un semplice file pdf, soprattutto nei casi in cui l'amministrazione è già in possesso di dati trasmessi attraverso il canale Entratel?

Ed ecco che spesso la conservazione dei documenti avviene sì in maniera digitale (attraverso l'uso del pdf), ma senza adempiere alle richieste procedurali specificate nella delibera: ovvero senza rispettare i passaggi stabiliti, tra chiavi e conseguente invio di impronta digitale.

Abbiamo chiesto all'Agenzia delle Entrate il numero dei commercialisti che lo scorso febbraio ha inviato l'impronta informatica, su un totale di 113 mila iscritti all'Ordine. La risposta non è mai arrivata. Nè è a conoscenza del dato lo stesso Ordine professionale che confida: "Sappiamo solo che il quadro italiano della dematerializzazione non è certo entusiasmante".

Ed ecco cosa si prospetta: in Italia ogni anno si redigono oltre 50 milioni di dichiarazioni solo nell'ambito dei redditi o dei sostituti di imposta. Considerando che ciascuna dichiarazione è formata in media da 18 pagine e che va redatta in duplice copia, si sprecano più di 8 mila tonnellate di carta.

Ancora: per stampare questa mole di documenti si impiegano circa 300.000 cartucce di toner con conseguente alto tasso di inquinamento, sia dei locali in cui avviene la stampa, sia nell'ambiente esterno in relazione allo smaltimento delle cartucce residue. Considerato poi che il maggior numero delle stampe avviene all'interno di studi professionali piccoli e medi che, per lo più, sono provvisti solo di deroga per lo smaltimento nei cassonetti della spazzatura ordinari, l'inquinamento aumenta a dismisura.

La segnalazione sullo spreco di carta va fatta poi alla stessa Agenzia delle Entrate che, attraverso il sistema Entratel, per rispondere alla ricezione dei file contenenti le dichiarazioni, invia un documento-ricevuta con informazioni potenzialmente raggruppabili all'interno di una pagina e mezzo, a dispetto delle 3-6 pagine che vengono emesse e che devono poi essere stampate.

Siamo quindi ancora lontani dallo scenario che nel 1980 prospettava l'Economist in un articolo titolato “Towards the paperless office”, in cui si prevedeva che il sempre maggiore utilizzo dei computer avrebbe dato inizio all'era degli "uffici senza carta". A tanti anni di distanza lo stesso Economist è tornato sull'argomento pubblicando un grafico da cui scaturisce un dato importante: il consumo di carta globale è aumentato del 50%.

E l'Italia in questa classifica negativa dove si colloca? Se, fortunatamente, il nostro paese non compare nelle pagine dell'Economist (http://www.economist.com/blogs/graphicdetail/2012/04/daily-chart-0 ) che pone sul podio solo i carnefici più spietati, la stangata arriva dal Bureau of International Recycling , in riferimento ai dati del 2010, in cui si attesta che il consumo di carta totale relativo a quell'anno nel nostro paese è stato di circa 11 milioni di tonnellate. La digitalizzazione può attendere.