L’uso dell’intelligenza artificiale fa risparmiare ore di lavoro, e questo l’avevamo intuito, ma lo scenario si fa più complesso quando la conferma arriva dai dati. Dalla ricerca promossa da Workday - presentata a Milano in occasione dell’apertura dell’Innovation Lab – risulta che il 94% dei dipendenti delle aziende italiane dichiara di risparmiare fino a sette ore a settimana, mentre quattro lavoratori su dieci “guadagnano” una giornata lavorativa a settimana grazie all’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale.
 Ma la velocità non comporta in automatico il miglioramento in termini di risultati. La vera domanda da porre, quindi, è quanto valore riesca a generare l’Ai nelle organizzazioni.

L’Ai non è perfetta ma finge bene. È per questo che bisogna controllare “gli output” che produce, e questo assorbe una parte consistente del tempo guadagnato, è un’attività invisibile quando si tratta di calcolare la produttività. Il 40% del tempo risparmiato grazie all’Ai viene però impiegato per controllare, correggere errori, verificare fonti o riscrivere contenuti che l’Ai genera “a modo suo”, velocemente ma non sempre con precisione. Dalla ricerca di Workday risulta che un lavoratore italiano su due dedica anche due ore a settimana per intervenire sugli output dell’Ai, e questa è la media ma di fatto l’onere del controllo finisce spesso sulle spalle dei profili junor. C’è un chiaro paradosso: la tecnologia velocizza i tempi di produzione, ma richiede un ulteriore lavoro di supervisione.

In molti usano gli strumenti di intelligenza artificiale all’interno delle aziende, che però non hanno avuto modo di aggiornare i modelli organizzativi. Questo genera un disallineamento strutturale: i dipendenti utilizzano strumenti progettati per un ambiente di lavoro che non corrisponde però a quello in cui realmente operano. In molte aziende, in sostanza, l’Ai viene introdotta in strutture organizzative che non sono state ripensate per sfruttarla. Fabrizio Rotondi, Country Manager di Workday per l’Italia, indica una via chiara per migliorare l’esperienza lavorativa: “È necessario cominciare a costruire degli ‘use case‘ con Ai”. Le aziende hanno bisogno di essere guidate per ripensare anche gli organigrammi. “Nel prossimo futuro avremo funzioni agentiche e umane indicate negli organigrammi aziendali”, ma bisogna cominciare a preparare questa transizione. È per questo che a Milano è nata una sorta di palestra per allenare le aziende all’Ai.

Le modalità in cui i processi aziendali potrebbero integrare l’Ai sono davvero notevoli. Pensiamo alla selezione delle risorse, ad esempio, che viene già notevolmente sostenuta dall’uso di AI per la scrematura iniziale dei Cv. Ma è probabile che “in futuro non ci si candiderà per il ruolo ma per il brand”, sostiene Rotondi. L’Ai accede agli storici aziendali, alle caratteristiche intrinseche dei processi, potrà arrivare a leggere anche le vere qualità dei dipendenti per ricollocarli ad esempio in funzioni più consone alle loro capacità. “Con l’Ai conosceremo la persona che si sta candidando, conosciamo l’azienda e facciamo un match dei ruoli, con una riduzione del tempo di assunzione”. L’uso dell’Ai nel processo di selezione consente di analizzare l’85% dei candidati in meno di un’ora. E il contratto? Può essere redatto direttamente dal software. “La fase finale, però, resta sempre nelle mani dell’umano”, sottolinea Rotondi: “Il punto di delega resta la persona, anche in caso di Ai agentica”. 

Perché è questo che sta per accadere: il passaggio dalla governance dei dati alla prossima fase, che sarà quella della governance degli agenti. “L’Agente – una sorta di Buddy, compagno di lavoro - può diventare l’assistente personale dei dipendenti, che possono anche crearseli da soli”. Il passaggio dall’Ai generativa all’agentica segna proprio questo cambiamento: non solo il “buddy” può generare una nota spese per il mese, ad esempio, ma può essere “impostato” per realizzarla in automatico tutti i mesi. Ma il sistema può fare di più: “Se c’è un assente per malattia, l’agente suggerisce dei sostituti per ruolo e capacità, di modo che il capo scelga. La pianificazione viene anticipata dall’Agente”, spiega Rotondi. È importante “Avere sotto controllo i cambiamenti perché il mondo cambia”. 

L’apertura dell’Innovation Lab di Workday a Milano si inserisce proprio in questo contesto di trasformazione. Progettato come uno spazio di sperimentazione e co-creazione dove aziende, partner ed esperti possono sviluppare applicazioni concrete dell’intelligenza artificiale per la finanza e le risorse umane. “Crediamo in un futuro in cui l’intelligenza artificiale diventa la nuova interfaccia del lavoro, capace di amplificare il potenziale umano e liberare nuove energie creative, spiega Rotondi. Secondo questa visione, l’Ai non sostituisce il lavoro umano ma ridefinisce il modo in cui le persone interagiscono con i sistemi e prendono decisioni.

Quasi a commentare la teoria con i fatti, arriva la notizia dell’azienda veneziana, InvestCloud Italy, che ha annunciato “un nuovo modello organizzatovi del gruppo statunitense”, basato su sistemi integrati con l’intelligenza artificiale. Conseguenza? Il licenziamento dei suoi 37 dipendenti che, comunica l’azienda, “rientra nel processo di trasformazione del gruppo InvestCloud avviato negli ultimi 18 mesi”. Un’azione che stupisce per la sua radicalità, e sembra tracciare scenari apocalittici, che poco però hanno a che fare con la realtà del sistema industriale italiano.

L’evento di Venezia racconta l’urgenza di un concreto adeguamento delle strutture organizzative aziendali. L’opzione “lab” di Workday può rappresentare la soluzione? Di fatto la sfida per le imprese nei prossimi anni sarà forse meno tecnologica e più strategica: trasformare la velocità delle macchine in capacità umana, competenze e decisioni migliori. Perché nell’economia dell’intelligenza artificiale la vera produttività non si misura più in ore lavorate, ma nella qualità del tempo che la tecnologia riesce a restituire alle persone. Preservando la loro centralità.